塾の合格体験記を効率よく集める方法｜回収・管理・活用まで解説
lp.taikenki.ukaru.me毎年、大学の合格発表が始まると、塾・予備校の先生方は忙しくなります。
生徒からの合格報告を受けたり、進学先を確認したり。その一方で、新年度の生徒募集に向けて合格実績をまとめ、ホームページやチラシの準備も進めなければなりません。
そんな時期に、後回しになりやすいのが「合格体験記の回収」です。
- 合格した生徒にお願いしても、なかなか提出してくれない
- 手書きの体験記を集めると、パソコンへの入力に時間がかかる
- 回収した体験記が教室ごとにバラバラに保管されている
- せっかく集めても、ホームページやチラシに活用できていない
こうした悩みを抱えている塾も多いのではないでしょうか。
合格体験記は、単に合格者を紹介するためのものではありません。これから塾を探す生徒や保護者に、実際に通った先輩の経験を伝えられる大切な資料です。
この記事では、合格体験記を効率よく集める方法から、回収後の管理、生徒募集への活用方法までを解説します。
合格体験記がなかなか集まらない3つの理由
① 生徒への依頼が遅くなってしまう
合格体験記は、合格発表後にお願いすることが一般的です。
しかし、合格した生徒は入学手続きや引っ越し、新生活の準備などで忙しくなります。
塾に通う機会も減ってしまうため、「次に来たときに書いてもらおう」と考えているうちに、依頼のタイミングを逃してしまうことがあります。
大切なのは、合格が決まってから回収方法を考えるのではなく、あらかじめ準備しておくことです。
② 生徒が書きにくい形式になっている
「合格体験記を書いてください」と白紙の用紙を渡しても、何を書けばよいかわからない生徒は少なくありません。
その結果、「先生のおかげで合格できました」「最後まで頑張ってよかったです」といった短い感想だけになってしまうこともあります。
生徒募集に活用するのであれば、入塾前の悩みや勉強方法、成績の変化、塾で役立った指導など、具体的な経験を聞くことが重要です。
③ 手書きでの回収・管理に手間がかかる
紙のアンケートには、その場で記入してもらいやすいというメリットがあります。
一方で、回収後には文字の入力、誤字の確認、写真との照合、掲載用の編集などが必要になります。
合格者が増えるほど、こうした作業も増えていきます。
さらに複数校舎を運営している塾では、各校舎から本部へ体験記を送ってもらい、内容を整理する手間も発生します。
合格体験記を効率よく集めるには、回収することだけでなく、回収後の作業まで考えて方法を決めることが大切です。
合格体験記を効率よく回収する5つのステップ
STEP1：合格発表前に回収方法を決めておく
まずは、誰が、いつ、どのように合格体験記を回収するのかを決めておきましょう。
大学受験の場合は、推薦入試や総合型選抜で早めに進路が決まる生徒もいれば、一般選抜で2〜3月に合格する生徒もいます。
そのため、合格発表の時期に合わせて依頼できるよう、事前に準備しておくのがおすすめです。
具体的には、次の項目を決めておきます。
- 回収する担当者
- 合格体験記の記入方法
- 生徒への依頼タイミング
- 回収状況の管理方法
- 掲載内容・掲載同意の確認担当者
特に複数の先生が在籍する塾では、担当者を明確にしておくことで依頼漏れを防ぎやすくなります。
STEP2：合格報告のタイミングで依頼する
合格体験記は、できるだけ生徒が受験を振り返りやすい時期に依頼するのがよいでしょう。
たとえば、合格報告を受けた際にお祝いの言葉とともに、次のように伝えます。
「合格おめでとう！これから受験する後輩たちの参考になるので、よかったら受験勉強で頑張ったことや、役立った勉強方法を教えてもらえないかな？」
単に提出をお願いするのではなく、後輩のためになることを伝えるのがポイントです。
その場で記入する時間が取れない生徒には、後からスマートフォンで回答できる方法を用意しておくと、依頼しやすくなります。
STEP3：質問項目をあらかじめ用意する
回答しやすく、後から生徒募集にも活用できるよう、質問項目を具体的に設定しましょう。
おすすめの質問例は次のとおりです。
| 質問項目 | 回答からわかること |
|---|---|
| 入塾前に悩んでいたこと | 生徒が抱えていた課題 |
| 志望校を決めた理由 | 目標や進路選択の背景 |
| 受験勉強で苦労したこと | 受験生が共感できる経験 |
| 塾で役立った指導 | 塾の指導の特徴 |
| 合格につながった勉強方法 | 後輩が参考にできる工夫 |
| これから受験する後輩へのアドバイス | 生徒自身の具体的なメッセージ |
ただし、質問が多すぎると、生徒が回答を途中でやめてしまう可能性があります。
最初は必要な項目に絞り、回答状況を見ながら調整するのがよいでしょう。
質問項目の詳しい作り方については、こちらの記事も参考にしてください。
【無料テンプレート付き】合格体験記で生徒の本音を引き出す質問の作り方
STEP4：スマートフォンから回答できるようにする
合格体験記の回収方法として、紙のアンケート以外にGoogleフォームなどのオンラインフォームを利用する方法があります。
生徒がスマートフォンから回答できれば、自宅や移動中など、塾にいない時間にも記入してもらえます。
回答内容がデータとして保存されるため、手書きの文字をパソコンに入力し直す作業も減らせます。
ただし、スマートフォンで回答できるようにするだけで回収率が必ず上がるわけではありません。
回答しやすい質問数や入力画面を用意し、必要に応じて無理のない範囲で再案内することも重要です。
STEP5：回収状況を一覧で管理する
合格体験記の回収では、「誰に依頼したか」「誰が提出したか」を把握しておく必要があります。
ExcelやGoogleスプレッドシートを使う場合は、次のような管理表を作成すると便利です。
| 生徒 | 合格校 | 依頼状況 | 回収状況 | 掲載確認 |
|---|---|---|---|---|
| Aさん | ○○大学 | 依頼済み | 回収済み | 確認済み |
| Bさん | △△大学 | 依頼済み | 未回収 | 未確認 |
| Cさん | □□大学 | 未依頼 | 未回収 | 未確認 |
回収状況と掲載許可の状況は、別々に管理するのがおすすめです。
体験記を書いてもらえたからといって、氏名や写真をそのまま公開してよいとは限りません。掲載前に必要な確認を行いましょう。
合格体験記の回収方法を比較｜手書き・Googleフォーム・専用システム
合格体験記の回収方法には、それぞれメリットとデメリットがあります。
自塾の規模や体験記の活用目的に合わせて選ぶことが大切です。
| 比較項目 | 手書き | Googleフォーム | 専用システム |
|---|---|---|---|
| 導入の手軽さ | ◎ | ○ | サービスによる |
| スマホからの回答 | × | ○ | ○ |
| 手入力の削減 | × | ○ | ○ |
| データの検索・整理 | △ | ○ | 機能による |
| チラシ作成との連携 | × | △ | 対応製品なら○ |
| ホームページ掲載との連携 | × | △ | 対応製品なら○ |
※一般的な運用方法の比較です。利用するサービスや設定によって対応範囲は異なります。
手書きで回収する場合
生徒が教室にいる間に記入してもらいやすい点がメリットです。
一方で、紙の保管や入力作業が必要になるため、回収件数が多い塾には負担が大きくなりがちです。
Googleフォームで回収する場合
無料でフォームを作成でき、回答内容をスプレッドシートにまとめられます。
合格体験記のデジタル回収を始めたい塾にとって、手軽な選択肢のひとつです。
ただし、収集したデータをホームページに掲載したり、合格体験記チラシに加工したりする場合には、別途作業が必要になります。
専用システムで回収する場合
合格体験記の収集・管理・活用に対応した専用システムであれば、複数の作業をまとめて行えます。
重要なのは、自塾がどこまでの作業を効率化したいかです。
単に回答を集めるだけならGoogleフォームでも対応できますが、合格体験記を継続的に蓄積し、ホームページやチラシに活用したい場合は、専用システムを検討する価値があります。
回収した合格体験記を生徒募集に活用する方法
せっかく集めた合格体験記も、保管しているだけでは生徒募集に役立ちません。
合格体験記を集める段階から、どこで、どのように使うのかを考えておきましょう。
① ホームページに掲載する
塾を探している生徒や保護者にとって、実際に通塾した先輩の体験談は、塾選びの参考情報になります。
単に「○○大学合格」と掲載するだけでなく、入塾前の状況、勉強で苦労したこと、塾で受けた指導などを紹介すると、指導内容を具体的に伝えられます。
② 合格体験記チラシを作成する
校門配布や折込チラシでは、配布する地域や高校に合わせた体験談を掲載する方法があります。
たとえば、A高校の校門前で配布するチラシに、同じA高校の卒業生の合格体験記を掲載すれば、読み手にとって身近な事例になります。
もちろん、掲載する学校名や個人情報については、本人・保護者の意向や必要な同意を確認しておくことが大切です。
③ 入塾面談の資料として利用する
入塾を検討している生徒と同じ高校、または同じ志望大学を目指していた先輩の体験記があれば、面談資料として活用できます。
例えば、英語が苦手な高校2年生に対して、似た悩みを抱えていた先輩がどのように勉強を進めたのかを紹介することで、指導方針を理解してもらいやすくなります。
体験談は、結果だけでなく、その過程まで伝えることがポイントです。
④ 来年度以降の募集にも活用する
今年集めた合格体験記は、来年以降の入塾相談や生徒募集でも参考資料になります。
合格大学、出身高校、受験年度などで整理しておくと、必要な事例を探しやすくなります。
毎年少しずつ蓄積していくことで、自塾ならではの事例資料を充実させられます。
合格体験記の掲載前に確認しておきたいこと
合格体験記をホームページやチラシなどに使用する場合は、生徒本人の意向や、未成年者の場合の保護者・法定代理人の同意を適切に確認する必要があります。
特に確認しておきたいのは、次の項目です。
- 氏名や出身高校などの掲載範囲
- 顔写真の掲載可否
- ホームページ・チラシ・SNSなど使用する媒体
- 卒業後も掲載する場合の期間や条件
- 掲載内容の修正・削除依頼への対応方法
また、合格体験記の文章を編集する場合には、生徒本人の意図や事実関係を変えないよう注意しましょう。
合格実績の集計や体験談の紹介についても、実際の指導実績が誤解なく伝わる表示を心がけることが重要です。
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生徒はスマートフォンから合格体験記を投稿
導入すると、先生用の管理アカウントと、生徒が合格体験記を投稿するためのQRコードが発行されます。
先生は生徒にQRコードを案内し、生徒は自分のスマートフォンやパソコンから合格体験記を投稿できます。
手書きの体験記を一からパソコンに入力し直す手間を減らせます。
回収した合格体験記をデータとして蓄積
生徒が投稿した合格体験記を管理画面で確認でき、データとして蓄積できます。
過去の合格体験記を探したり、生徒募集用の資料に活用したりする際にも便利です。
複数校舎を運営する塾では、本部アカウントを利用して各教室の体験記を確認することもできます。
チラシやホームページにも活用できる
集めた合格体験記を使って、校門配布用のチラシや入塾面談用の資料を作成できます。
合格体験記ホームページの生成や、合格体験記ポータルサイトへの掲載にも対応しています。
※公開前には、投稿内容と掲載範囲を確認し、必要な同意を取得してください。
フリープランは月額0円
ウカルメみんなの合格体験記には、月額0円で利用できるフリープランがあります。
無料プランでは、次の機能を利用できます。
- 合格体験記の投稿
- 合格体験記チラシの作成（月1枚）
- 合格体験記ホームページの生成
- 合格体験記ポータルサイトでの掲載
無料プランに利用期間の制限はありません。
チラシをもっと作成したい場合などは、必要に応じて有料のプレミアムプランへアップグレードできます。
まずは無料プランで合格体験記の収集・管理を始め、データが蓄積してから活用の幅を広げていくこともできます。
合格体験記は集め方と管理方法を工夫しよう
塾の合格体験記を効率よく集めるためには、合格が決まってから慌てて動くのではなく、事前に回収方法を準備することが大切です。
生徒が回答しやすい質問項目を用意し、スマートフォンから投稿できる仕組みを整えれば、先生方の作業負担を減らせる可能性があります。
そして、合格体験記を集めること自体をゴールにせず、ホームページやチラシ、入塾面談など、生徒募集に役立てていくことが重要です。
今年の合格体験記を、来年以降も活用できる塾の資産にしていきましょう。
ウカルメみんなの合格体験記では、合格体験記の収集から管理、生徒募集への活用までをサポートしています。
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